Het versleten binnenwerk van MS Word
Indexeren en andere narigheid
Geen computerprogramma heeft zoveel moderne mogelijkheden als Microsoft Word. Maar wie bijvoorbeeld een index wil maken, loopt aan tegen onderdelen uit het stoomtijdperk van de computer.
Er zullen niet veel applicaties zijn met een langere geschiedenis dan Microsoft Word. De roemruchte tekstverwerker waaraan zoveel beeldschermwerkers hun hart verpand hebben, is sinds hij op 29 september 1983 het levenslicht zag aan zijn tiende (en inmiddels zijn elfde) versie toe (Word 2002, onderdeel van Office XP). In bijna twintig jaar zijn er allerlei moderne toeters en bellen aan vastgeplakt, waardoor Word er heel jeugdig uitziet. Maar aan sommige dingen blijf je merken dat Microsofts vlaggenschip een oud beestje is. Dan steekt er ineens een oud, versleten stukje binnenwerk door het frisse omhulsel naar buiten.
Met zo’n sleets overblijfsel uit de prehistorie van de PC kom je in aanraking als je een index wilt maken. Gelukkig blijft dit de meeste gebruikers bespaard, want een trefwoorden- of namenregister met paginaverwijzingen heeft immers alleen zin bij teksten met de omvang van een boek. Wie, zoals de meesten, Word gebruikt voor kortere teksten kan de indexvoorziening links laten liggen. Maar wie wel een index wil maken is nog niet jarig en moet mentaal twee decennia in de computergeschiedenis terugreizen.
Bescheiden
Namen en begrippen die je in de index wilt hebben, dien je op een bepaalde manier te markeren. Als de tekst klaar is, kan Word uit die gegevens een index opbouwen met de juiste paginacijfers. Het aantal variaties op dit thema dat Word biedt, is eigenlijk nogal bescheiden. Met het befaamde Wordperfect 5.1 voor DOS, de belangrijkste tekstverwerker voordat Microsoft overal het roer overnam, kon je acht verschillende indexen maken (bijvoorbeeld een met persoonsnamen, een andere met begrippen). Met Word, twintig jaar later, maar één.
Het grootste probleem is dat je de indexcode niet ziet
Maar het grootste probleem is dat je de indexvermeldingen in de tekst niet ziet. Van alles en nog wat zie je bij Word op je scherm — golfjes in verschillende kleuren om te waarschuwen voor problemen met spelling of stijl, pictogrammetjes om toegang te geven tot plakmogelijkheden of autocorrectie-opties. Alles, behalve de plaats waar je een indexgegeven hebt neergezet. Dat komt doordat Word de indexgegevens als onzichtbare ‘veldcodes’ in de tekst zet. In een normaal werkscherm zijn ze niet te zien.
Je kunt ze wel zichtbaar maken. Dat doe je met een knop op de werkbalk — vreemd genoeg is er geen menuopdracht voor. Maar als je dat doet, gebeuren er twee vervelende dingen. In de eerste plaats worden alle andere onzichtbare codes (spaties, regeleinden etc.) óók zichtbaar gemaakt. Daardoor wordt de tekst op het scherm ineens een stuk minder leesbaar. In de tweede plaats, en dat is nog erger, deelt Word de pagina’s opnieuw in. Het beschouwt de onzichtbare codes gewoon als onderdeel van de normale tekst en schuift alles wat erna komt een eindje op. Het betekent dat wat eerst onderop pagina 11 stond, ineens bovenaan pagina 12 terechtkomt, of verder.
Natuurlijk zet Word alles wel weer op de juiste plaats terug als de onzichtbare codes weer worden verborgen of als het document wordt afgedrukt, maar je bent het overzicht over de tekst gegarandeerd kwijt. Dat is op zichzelf al nauwelijks aanvaardbaar, maar zeker wanneer je aan het indexeren bent, een bezigheid die nu eenmaal alles te maken heeft met de overzichtelijkheid van een tekst en meer zin heeft naarmate de tekst langer is.
Plompverloren
Wie met Word een index wil opzetten krijgt te maken met onduidelijke dialoogvenstertjes en verouderde code.
En dan het invoeren van een indexgegeven zelf. Om te zeggen: dat wordt gekenmerkt door een hoge mate ven gebruikersvriendelijkheid, nou nee. Je begint met het woord te selecteren. Dan open je via het menu ‘Invoegen⇒Verwijzing’ het dialoogvenstertje ‘Index en inhoudsopgave’. Dit schermpje is echter nog niet waar je wezen moet. Het is niet bedoeld om een indexgegeven in te voeren, maar een hele index. Zou je nu op ‘OK’ drukken, dan verdwijnt het geselecteerde woord en wordt er plompverloren midden in de tekst een lijst met woorden en paginaverwijzingen neergezet. Het kan ook zijn dat plotseling de vriendelijke woorden ‘Fout! Geen indexgegevens gevonden’ in vette letters midden in je tekst opduiken. Dat was dus niet de bedoeling.
We moeten blijkbaar niet op ‘OK’ drukken, maar op een andere knop: ‘Item markeren’. Nu gebeurt iets interessants. Het oorspronkelijke dialoogvenstertje sluit onmiddellijk en we krijgen een nieuw voorgeschoteld, ‘Indexvermelding markeren’. Je vraagt je af waar het eerste venstertje eigenlijk voor nodig was, aangezien je er niets anders mee hebt gedaan dan het tweede venstertje te openen. Hoe dan ook, pas vanuit dit tweede venstertje kun je de gewenste markering aanbrengen door op de knop ‘Markeren’ te drukken.
Maar schrik niet als je dat doet. Voordat Word de markering aanbrengt, maakt het eerst alle onzichtbare codes in je document zichtbaar met alle nare gevolgen van dien, zoals een nieuwe pagina-indeling. Je bent een knappe schrijver als je daarna nog weet waar je bent.
Korte metten
Helemaal erg is wanneer je werkt met subdocumenten — ook zo’n overblijfsel uit het computerstoomtijdperk waarmee je helaas te maken krijgt als je langere teksten maakt. Als je nu een indexgegeven wilt invoegen, dien je eerst korte metten te maken met de vraag: ‘Wilt u de subdocumenten openen voordat u doorgaat met deze opdracht?’ Als je daarop bevestigend antwoordt, spring je ongewild naar het begin van het document. Je moet dan eerst de positie weer opzoeken waar je het gegeven had willen invoegen voordat je verder kunt.
In heel veel gevallen komen indexvermeldingen op verschillende plaatsen in de tekst terug. Schrijf je een boek over de Nederlandse politiek en laat je de naam ‘Jan Peter Balkenende’ vallen op pagina 15, 32 en 75, dan wil je uiteindelijk in de index zien staan: ‘Balkenende, Jan Peter: 15, 32, 75’. Om dat te bereiken moet je drie keer precies hetzelfde gegeven invoeren. Helaas is het niet mogelijk om een keuze te maken uit gegevens die je al eerder hebt ingevoerd, zoals dat bij een beetje eigentijdse applicatie gebruikelijk is. Het betekent nodeloos tikwerk en, erger nog, een grote kans op fouten. Was het nou Jan Peter met of zonder streepje ertussen, of had je de vorige keer besloten om hem alleen met initialen in de index op te nemen?
Zo kunnen we nog wel even doorgaan. Er is een mogelijkheid om kruisverwijzingen te maken (‘Napoleon: zie Bonaparte, Napoleon’) waarbij je moet uitkijken die maar één keer te gebruiken. Er is een mogelijkheid tot ‘automarkeren’ die zo ingewikkeld is dat er een apart artikel over te schrijven zou zijn.
Nou goed, nog eentje dan. Het is niet mogelijk om een indexvermelding in de tekst op te zoeken, tenzij je de verborgen codes zichtbaar maakt. Je moet daartoe in het uitgebreide zoekscherm onder ‘Speciaal’ de keuze ‘Veld’ maken. Er komt dan in de zoektekst ‘^d’ te staan. Daar moet je dan eigenlijk nog een spatie en ‘XE’ achter tikken. Het is even een weet!
Word 2003
Ik schreef dit op 28 maart 2003, toen Word 2002 (Office XP) de meest recente versie was. Inmiddels is de elfde aflevering van Word uit. Ik heb nog niet kunnen nagaan of er op het gebied van indexering iets ten goede veranderd is, maar ik heb op voorhand mijn twijfels.